Ein Raumbuchungssystem ist oft genau das, wonach Sie suchen, wenn Besprechungsräume ständig belegt sind, Doppelbuchungen passieren oder die Abstimmung im Team zu viel Zeit frisst. Vielleicht möchten Sie erst einmal herausfinden, ob sich ein System für Ihr Unternehmen wirklich lohnt, oder Sie vergleichen gerade Anbieter und Funktionen.
In diesem Beitrag bekommen Sie einen klaren Überblick, welche Funktionen im Alltag den größten Unterschied machen, welche Vorteile und Stolpersteine es gibt und wie Teams ein Raumbuchungssystem so nutzen, dass es zuverlässig funktioniert. Außerdem stellen wir Ihnen mit Bookicorn das Buchungssystem der Unicorn Factory vor, das bereits nutzbar ist und kontinuierlich um neue Funktionen erweitert wird.
Kurzzusammenfassung
- Ein Raumbuchungssystem sorgt im Unternehmensalltag für klare Verfügbarkeiten, weniger Abstimmung und verhindert Doppelbuchungen.
- Besonders wichtig sind Funktionen wie Suche und Filter, Buchungsregeln, Pufferzeiten, Rollen und Rechte sowie Benachrichtigungen, damit Buchungen zuverlässig laufen.
- In der Praxis bringen vor allem Check in gegen No Shows, automatische Freigaben, gute Kalenderintegrationen und saubere Raumdaten den größten Hebel.
- Mit klaren Best Practices und einem passenden Tool wie Bookicorn können Sie die Raumplanung dauerhaft vereinfachen und sich bei Fragen jederzeit an Unicorn Factory wenden.
Gründer & Ihr Ansprechpartner
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Jetzt einfach Kontakt aufnehmenWas ist ein Raumbuchungssystem und wofür nutzt man es wirklich?
Ein Raumbuchungssystem ist eine Software, mit der Sie Räume und oft auch zugehörige Ressourcen zentral verwalten und buchen. Im Unterschied zu einer einfachen Kalenderlösung geht es nicht nur darum, einen Termin einzutragen, sondern darum, Verfügbarkeiten, Regeln und Zuständigkeiten sauber abzubilden, damit im Alltag keine Doppelbuchungen, Missverständnisse oder unnötige Abstimmungen entstehen.
In der Praxis nutzen Unternehmen ein Raumbuchungssystem vor allem für Besprechungsräume, Schulungsräume, Behandlungsräume, Studios, Werkstätten oder Coworking Bereiche. Häufig werden zusätzlich Ressourcen mitgebucht, zum Beispiel Beamer, Whiteboard, Kamera, Schlüssel, spezielle Geräte oder auch ein bestimmtes Setup im Raum. So sieht Ihr Team sofort, welcher Raum passt und was verfügbar ist, ohne lange Rückfragen per E Mail oder Chat.
Der eigentliche Nutzen zeigt sich im Alltag an drei Punkten: Erstens schaffen Sie Transparenz, weil alle im Team in Echtzeit sehen, welche Räume frei sind und welche Ausstattung vorhanden ist. Zweitens bringen Sie klare Regeln hinein, zum Beispiel Pufferzeiten für Übergänge, Mindestdauer, Sperrzeiten für Reinigung oder Wartung, sowie Berechtigungen, wer was buchen oder blockieren darf. Drittens reduzieren Sie Reibungsverluste, weil Buchungen strukturiert ablaufen und Änderungen, Stornos oder Erinnerungen automatisch kommuniziert werden.
Kurz gesagt: Ein Raumbuchungssystem sorgt dafür, dass Räume nicht zum Organisationsproblem werden, sondern zuverlässig planbar sind. Besonders lohnt es sich, wenn mehrere Teams einen Pool an Räumen teilen, wenn viele kurzfristige Meetings entstehen oder wenn Ausstattung und Raum Setup eine wichtige Rolle spielen.
Die wichtigsten Funktionen im Alltag
Ein Raumbuchungssystem bringt im Alltag vor allem dann echten Nutzen, wenn die wichtigsten Funktionen konsequent genutzt werden:
| Funktion | Erklärung |
| Echtzeit Verfügbarkeit | Sie sehen sofort, welche Räume frei sind. Doppelbuchungen werden automatisch verhindert. |
| Suchen und Filtern | Räume lassen sich schnell nach Kapazität, Ausstattung, Standort oder Etage finden. |
| Kalenderansichten | Tages und Wochenansichten pro Raum oder Team zeigen freie Slots und Engpässe auf einen Blick. |
| Buchungsregeln | Mindestdauer, maximale Dauer, Vorlaufzeiten oder buchbare Zeitfenster sorgen für klare Spielregeln. |
| Pufferzeiten | Automatische Puffer für Aufbau, Raumwechsel oder Reinigung vermeiden zu knapp getaktete Termine. |
| Rollen und Rechte | Sie steuern, wer buchen, ändern, sperren oder nur ansehen darf, damit Zuständigkeiten klar sind. |
| Benachrichtigungen | Bestätigungen, Updates bei Änderungen und Erinnerungen reduzieren Rückfragen und No Shows. |
| Storno und Umbuchung | Termine lassen sich schnell anpassen, ohne dass Räume unnötig blockiert bleiben. |
| Serienbuchungen | Wiederkehrende Termine werden sauber abgebildet, ohne wöchentliches manuelles Buchen. |
| Check in und Freigabe | Räume können automatisch freigegeben werden, wenn niemand eincheckt oder die Buchung bestätigt. |
| Ressourcen mitbuchen | Beamer, Kamera, Schlüssel oder Equipment werden direkt mit dem Raum reserviert. |
| Sperrzeiten und Blocker | Wartung, Reinigung oder interne Events können geplant werden, damit niemand versehentlich bucht. |
| Auswertungen und Reports | Sie erkennen Auslastung, Engpässe und No Shows und können Regeln oder Kapazitäten optimieren. |
Funktionen, die in der Praxis oft die größte Wirkung bringen
In der Praxis sind es meist nicht zehn verschiedene Features, die den Alltag verbessern, sondern ein paar wenige Funktionen, die sofort spürbar Ordnung schaffen und Zeit sparen:
| Funktionsübersicht | Warum das im Alltag so viel bringt |
| Check in und automatische Freigabe | Verhindert No Shows und blockierte Räume. Wenn niemand eincheckt, wird der Raum wieder frei und andere können ihn nutzen. |
| Automatische Pufferzeiten | Schafft realistische Übergänge für Aufbau, Abbau, Lüften oder Raumwechsel. Das reduziert Stress und Folgeverspätungen. |
| Klare Buchungsregeln pro Raum | Einheitliche Regeln sorgen für weniger Diskussionen, zum Beispiel Mindestdauer, maximale Dauer oder feste Zeitfenster. |
| Rollen und Rechte | Verhindert Chaos durch unkontrolliertes Sperren oder Überschreiben. Sie legen fest, wer was darf, und Zuständigkeiten sind klar. |
| Schnelle Suche mit Filtern | Spart täglich Minuten, oft sogar Stunden. Mitarbeitende finden sofort den passenden Raum statt sich durch Kalender zu klicken. |
| Ressourcen direkt mitbuchen | Vermeidet Zusatzabsprachen, weil Equipment und Raum zusammen geplant sind. Das senkt das Risiko, dass etwas fehlt. |
| Integrationen mit Kalendern | Reduziert doppelte Pflege und sorgt dafür, dass Buchungen dort auftauchen, wo Teams ohnehin arbeiten, zum Beispiel in Google oder Microsoft. |
| Sperrzeiten und Blocker | Wartung, Reinigung oder interne Termine sind sauber abgebildet. Das verhindert Fehlbuchungen und unnötige Rückfragen. |
| Auswertungen zur Auslastung | Macht Engpässe sichtbar. Sie erkennen, welche Räume überbucht sind, wo Leerlauf entsteht und wo Regeln angepasst werden sollten. |
Wenn Sie diese Punkte sauber einstellen und im Team etablieren, erreichen Sie meist schneller Ergebnisse als mit vielen Zusatzfunktionen, die im Alltag kaum jemand nutzt.
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Jetzt einfach Kontakt aufnehmenWelche Arten von Raumbuchungssystemen es gibt
Ein Raumbuchungssystem kann je nach Anbieter sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Damit Sie schneller einschätzen können, welche Lösung zu Ihren Abläufen passt, hier die gängigsten Arten, die Sie in der Praxis häufig sehen:
- Kalenderbasierte Lösungen: Sie buchen Räume im Grunde wie normale Termine, oft direkt in Google Calendar oder Microsoft 365. Das ist schnell eingeführt und für kleine Teams oft ausreichend, stößt aber bei Regeln, Auswertungen, Check in oder komplexen Berechtigungen schnell an Grenzen.
- Meeting Room Booking Systeme: Diese Systeme sind speziell für Besprechungsräume gemacht und bringen häufig Raumdisplays, Check in Funktionen und eine besonders gute Verfügbarkeitslogik mit. Ideal, wenn Sie viele Meetings haben und No Shows oder spontane Buchungen ein echtes Thema sind.
- Ressourcen und Raumverwaltung Systeme: Hier geht es nicht nur um den Raum, sondern auch um Ressourcen wie Technik, Schlüssel, Geräte oder Setup Anforderungen. Das ist sinnvoll, wenn Räume unterschiedliche Ausstattung haben oder wenn regelmäßig etwas mit organisiert werden muss.
- Desk Booking und Workplace Lösungen: Diese Kategorie ist auf Hybrid Work ausgelegt, also Arbeitsplätze, Zonen, Teams und Anwesenheiten. Räume sind oft mit drin, stehen aber nicht immer im Mittelpunkt. Gut, wenn Ihre größte Herausforderung nicht Meetingräume sind, sondern Arbeitsplatz Verteilung und Büro Auslastung.
- Buchungssysteme für externe Buchungen: Wenn Räume auch von externen Personen gebucht werden sollen, zum Beispiel Kunden, Mitglieder oder Partner, brauchen Sie meist zusätzliche Funktionen wie Buchungsseiten, Buchungsregeln, Bestätigungen, ggf. Zahlungen und klare Kommunikation. Das ist besonders relevant für Studios, Schulungsanbieter oder Coworking Modelle.
- Individuelle Lösungen und Eigenentwicklungen: Das kommt vor, wenn Prozesse sehr speziell sind oder wenn Sie bestehende Systeme tief integrieren müssen. Der Vorteil ist maximale Anpassbarkeit, der Nachteil ist meist höherer Aufwand für Wartung, Weiterentwicklung und Support.
- Branchenlösungen: In manchen Bereichen gibt es Systeme, die speziell auf typische Abläufe ausgelegt sind, etwa für Praxen, Bildung, Sport oder Eventflächen. Diese sind oft schnell einsatzbereit, können aber Einschränkungen haben, wenn Sie davon abweichende Prozesse brauchen.
Vorteile im Unternehmensalltag
Ein Raumbuchungssystem zahlt sich im Unternehmen vor allem dann aus, wenn mehrere Personen oder Teams auf die gleichen Räume zugreifen und der Alltag dynamisch ist. Die wichtigsten Vorteile zeigen sich meist sehr schnell:
- Weniger Abstimmung und Rückfragen: Statt Mails, Chat Nachrichten und Kalender Ping Pong sieht jeder sofort, was frei ist und kann direkt buchen.
- Keine Doppelbuchungen und weniger Missverständnisse: Das System prüft Konflikte automatisch. Dadurch entstehen deutlich weniger Situationen, in denen zwei Teams „den gleichen Raum“ eingeplant haben.
- Schneller den passenden Raum finden: Über Filter wie Kapazität, Ausstattung oder Standort finden Mitarbeitende in Sekunden einen Raum, der wirklich passt.
- Klare Regeln statt Bauchgefühl: Pufferzeiten, Mindestdauern oder Sperrzeiten sorgen dafür, dass Buchungen realistisch sind und nicht ständig nachträglich korrigiert werden müssen.
- Weniger Leerlauf durch No Shows: Mit Erinnerungen, Check in oder automatischer Freigabe bleiben Räume nicht unnötig blockiert, wenn Termine ausfallen.
- Transparenz über Zuständigkeiten: Rollen und Rechte sorgen dafür, dass klar ist, wer buchen, ändern oder sperren darf. Das reduziert Konflikte im Team.
- Bessere Entscheidungen durch Daten
Auswertungen zur Auslastung zeigen Engpässe und ungenutzte Zeiten. So können Sie Regeln anpassen oder Kapazitäten gezielt erweitern.
Nachteile und typische Stolpersteine
Ein Raumbuchungssystem hilft nur dann wirklich, wenn es im Alltag konsequent genutzt und sauber gepflegt wird. Genau hier liegen auch die häufigsten Nachteile und Stolpersteine:
- Zusätzliche Disziplin im Team nötig: Wenn Buchungen „nebenbei“ doch wieder per Zuruf, Chat oder Kalender gemacht werden, entsteht Schattenplanung. Dann ist die Verfügbarkeit im System nicht mehr zuverlässig und das sorgt schnell für Frust.
- Zu komplexe Regeln bremsen die Nutzung: Wenn Mitarbeitende für jede Buchung zu viele Pflichtfelder, Freigaben oder Einschränkungen haben, wird das System umgangen. In der Praxis gilt: lieber wenige klare Regeln, die wirklich eingehalten werden.
- Unklare Verantwortlichkeiten führen zu Chaos: Ohne feste Zuständigkeiten für Räume, Regeln und Ausnahmen bleibt vieles liegen. Dann stimmen Sperrzeiten nicht, Raumdaten veralten und es wird unübersichtlich, wer Änderungen vornehmen darf.
- Schlechte Datenqualität macht das System wertlos: Falsche Kapazitäten, fehlende Ausstattung, unklare Raumnamen oder keine Fotos führen dazu, dass Mitarbeitende wieder nachfragen müssen. Sobald das Vertrauen in die Informationen weg ist, sinkt die Nutzung rapide.
- No Shows und blockierte Serienbuchungen: Wenn Räume lange im Voraus gebucht werden und niemand auftaucht, entsteht Leerlauf. Das Problem wird größer, wenn Serienbuchungen ohne Kontrolle monatelang Slots blockieren.
- Integrationen und Technik können zur Hürde werden: Ohne saubere Kalender Anbindung oder klare Benachrichtigungen müssen Teams doppelt pflegen. Das kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote. Auch unterschiedliche Tools im Unternehmen können die Einführung erschweren.
- Datenschutz und interne Transparenz: Buchungsgründe, Teilnehmerlisten oder Meeting Titel können sensible Informationen enthalten. Wenn hier zu viel sichtbar ist oder zu lange gespeichert wird, kann das intern wie extern problematisch werden.
- Zu wenig Kommunikation bei der Einführung: Viele Systeme scheitern nicht an der Software, sondern daran, dass niemand kurz erklärt, wie gebucht werden soll. Ohne einfache Guidelines, Beispiele und ein klares Vorgehen nutzen Mitarbeitende das Tool nur halb oder gar nicht.
Raumbuchungssysteme im Überblick
Je nach Unternehmenstyp und Arbeitsweise eignen sich unterschiedliche Systemarten. Die folgende Übersicht hilft Ihnen, die gängigsten Kategorien schnell einzuordnen.
| Anbieter | Typischer Einsatz | Stärken im Alltag | Integrationen und Hinweise |
| Microsoft 365 (Outlook, Exchange Raum und Ressourcenpostfächer) | Interne Meetingräume und Equipment in Microsoft-Teams | Direkt in Outlook buchbar, einfache Raumreservierung, Raumlisten für mehrere Gebäude | Für Raum und Equipment Buchung über Outlook, Exchange Resource Mailboxes. (Microsoft Learn) |
| Google Workspace (Google Calendar Ressourcen) | Interne Meetingräume und Ressourcen in Google Kalender | Räume und Ressourcen lassen sich wie ein Kalenderobjekt buchen, inkl. Gebäuden, Etagen und Features | Ressourcenkalender für Räume, Fahrzeuge, Technik, usw. (Google Hilfe) |
| Eptura Engage (früher Condeco) | Enterprise Workplace, Räume plus Desks, häufig global | Fokus auf Raum und Desk Booking, Optimierung der Raumnutzung, automatische Freigabe ungenutzter Räume | Condeco wurde zu Eptura Engage umbenannt. (Eptura) |
| Envoy Rooms | Meetingräume in Büros, oft mit Door Displays und Check in | Check in Erinnerungen, Freigabe von Räumen, gute Nutzerführung für Konferenzräume | Kalenderanbindung an Google Calendar oder Microsoft Outlook Calendar. (envoy.com) |
| Skedda | Räume und Flächen in Unternehmen, Bildung, Organisationen | Visuelle Buchung, Kalender Sync, optional Zahlungen für buchbare Ressourcen | Two way Sync mit Microsoft 365 und Google Workspace, Integrationen u.a. via Zapier, Stripe möglich. (skedda.com) |
| YAROOMS | Workplace Management, Räume plus Desks, Hybrid Work | Raum und Desk Booking, Hybrid Work Planung, Digital Signage, Visitor Management | Auch als Workplace Plattform positioniert, Microsoft Marketplace Eintrag vorhanden. (yarooms.com) |
| Flexopus | DACH Fokus, hybride Teams, Räume plus Desks plus Parkplätze | Meetingraum Buchung, Desk Booking, Besuchermanagement, stark für hybride Büroalltage | Positioniert als Workplace Management Software inkl. Meetingräume. (flexopus.com) |
| Joan | Meetingräume mit Türdisplay, plus Raum und Desk Management | Sehr stark für Raumstatus direkt an der Tür, reduziert Unterbrechungen, einfacher Quick Book Flow | Kombiniert Software und E Ink Displays, als Plattform für Räume, Desks, Assets, Besucher. (Joan Workplace) |
| Appspace (Space Reservation) | Unternehmen mit Bedarf an Raum, Desk und Workplace Kommunikation | Raum und Desk Reservierung, oft mit Fokus auf Workplace Experience und Kommunikation | Integrationen u.a. in gängige Tools wie Teams, Slack, Webex genannt. (Appspace) |
| OfficeRnD Workplace / Nexudus | Flex Offices, Coworking, Räume und Desks für Mitglieder oder Teams | Gut, wenn Räume auch für externe Nutzer oder Mitglieder buchbar sind, inkl. klarer Regeln und Check in Optionen | Nexudus betont Desk und Room Booking plus Check in Tools, OfficeRnD bietet u.a. Room Display App. (Nexudus) |
| Bookicorn (Unicorn Factory) | Buchungssystem für Kurse, Fitnessstudios, Musikschulen etc. | Connectbar mit Nuki-Schlössern, smartes Credit-System, Trainer Management. | Integration in die eigene Webseite möglich, Buchungssystem kann an eigenes Branding angepasst werden (Bookicorn) |
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Jetzt einfach Kontakt aufnehmenBest Practices: So nutzen Teams das System effizient
Ein Raumbuchungssystem funktioniert im Alltag nur dann wirklich gut, wenn es klare Regeln gibt und die Nutzung für alle einfach bleibt. Diese Best Practices haben sich in Teams besonders bewährt:
- Einheitliche Buchungsregeln festlegen: Definieren Sie wenige, klare Standards wie Mindestdauer, maximale Dauer, Vorlaufzeit und Storno Regeln. So weiß jeder, wie gebucht wird und Diskussionen werden seltener.
- Ausstattung und Kapazität konsequent pflegen: Hinterlegen Sie realistische Kapazitäten und relevante Ausstattung wie Bildschirm, Beamer, Whiteboard, Kamera oder barrierefreien Zugang. Sobald diese Infos unzuverlässig sind, steigen Rückfragen wieder an.
- Pufferzeiten standardmäßig aktivieren: Planen Sie automatisch Zeit für Raumwechsel, Aufbau, Lüften oder Reinigung ein. Das verhindert Folgeverzögerungen und reduziert Stress im Tagesablauf.
- Check in oder No Show Regeln nutzen, wenn Räume knapp sind: Wenn häufig Räume blockiert, aber nicht genutzt werden, lohnt sich eine Check in Pflicht oder eine automatische Freigabe nach einer bestimmten Zeit. Das erhöht die tatsächliche Verfügbarkeit spürbar.
- Klare Rollen und Verantwortliche definieren: Bestimmen Sie pro Standort oder Bereich eine Person, die Raumdaten pflegt, Sperrzeiten setzt und Ausnahmen klärt. Ohne Verantwortliche sinkt die Datenqualität fast immer.
- Auswertungen nutzen, um Engpässe zu erkennen: Schauen Sie regelmäßig auf Auslastung, No Shows und Peak Zeiten. So sehen Sie schnell, ob zusätzliche Räume nötig sind oder ob Regeln angepasst werden sollten.
Bookicorn als Raumbuchungssystem der Unicorn Factory
Bookicorn ist das eigene Buchungssystem der Unicorn Factory. Es wurde entwickelt, weil viele Lösungen im Alltag entweder zu starr, zu kompliziert oder nicht passend für individuelle Abläufe sind. Ziel ist eine Plattform, die einfach zu bedienen ist und sich flexibel an Ihr Angebot anpassen lässt.
Was Sie mit Bookicorn abbilden können
Bookicorn ist so aufgebaut, dass es mit Ihrem Angebot mitwächst. Sie können unter anderem folgende Buchungsarten und Strukturen umsetzen: Einzelstunden, Gruppenkurse, Kursreihen, Raumbuchungen, Mehrfachkarten und Kurspakete. Gerade die Raumbuchungen sind interessant, wenn mehrere Räume oder Kursräume koordiniert werden müssen und Doppelbuchungen vermieden werden sollen.
Funktionen, die im Alltag besonders helfen
Im laufenden Betrieb punktet Bookicorn vor allem durch Automatisierung und Übersicht. Buchungsbestätigungen und Erinnerungen können automatisch versendet werden, ebenso auf Wunsch Zahlungshinweise. Wartelisten lassen sich aktivieren und mehrere Standorte können verwaltet werden. Optisch kann das System an Website und Corporate Design angepasst werden, und es ist so konzipiert, dass kein technisches Vorwissen nötig ist.
Einen umfassenden Bericht zu den Funktionen von Bookicorn finden Sie im Beitrag über das Buchungssystem Bookicorn.
Aktueller Stand, bereits nutzbar und im Ausbau
Bookicorn ist bereits nutzbar, wird aber laufend weiterentwickelt und um neue Funktionen ergänzt. Die erste nutzbare Version kann in der Regel schnell live gehen, Erweiterungen folgen dann schrittweise.
Wenn Sie Fragen haben oder prüfen möchten, ob Bookicorn zu Ihren Räumen und Abläufen passt, melden Sie sich gern bei uns. Wir schauen uns kurz an, was Sie brauchen, und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie es sinnvoll umsetzbar ist.
Das sind die nächsten Schritte
Wenn Sie sich nach diesem Beitrag mit Raumbuchungssystemen beschäftigen, lohnt sich ein kurzer, strukturierter Fahrplan. So kommen Sie schnell zu einem Setup, das im Alltag wirklich genutzt wird:
- Klären Sie Ihr Ziel für den Alltag: Entscheiden Sie, was sich konkret verbessern soll, zum Beispiel weniger Doppelbuchungen, weniger Abstimmung, bessere Auslastung oder klare Regeln für bestimmte Teams.
- Erstellen Sie eine einfache Raum und Ressourcen Liste: Notieren Sie alle Räume inklusive Kapazität, Ausstattung und Besonderheiten. Ergänzen Sie Ressourcen wie Beamer, Schlüssel, Technik oder Setup Anforderungen, falls diese mit geplant werden müssen.
- Definieren Sie wenige, klare Buchungsregeln: Legen Sie Mindestdauer, maximale Dauer, Pufferzeiten, Vorlaufzeit und Storno Regeln fest. Starten Sie lieber schlank und passen Sie später an, statt es von Anfang an zu kompliziert zu machen.
- Legen Sie Rollen und Zuständigkeiten fest: Bestimmen Sie, wer Räume pflegt, Sperrzeiten setzt und Ausnahmen entscheidet. Ohne klare Zuständigkeit sinkt die Datenqualität und damit die Akzeptanz.
- Wählen Sie die passende Lösung für Ihren Alltag: Wenn Sie nur intern buchen, reicht oft eine einfache Lösung. Wenn Sie Check in, automatische Freigabe, Auswertungen oder externe Buchungen benötigen, sollte das System diese Punkte zuverlässig abdecken.
- Optional: Unterstützung durch Unicorn Factory und Bookicorn: Wenn Sie eine Lösung suchen, die Sie flexibel für Räume und Buchungen einsetzen können, können Sie sich Bookicorn ansehen. Wir helfen Ihnen gern dabei, die passende Struktur zu definieren, das System sauber aufzusetzen und die Nutzung im Team so einzuführen, dass es im Alltag wirklich entlastet.
- Starten Sie mit einem Pilotteam für 2 bis 4 Wochen: Testen Sie das System mit wenigen Räumen und einem kleinen Team. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie Regeln, Benachrichtigungen und Pufferzeiten, bevor Sie es im ganzen Unternehmen ausrollen.
- Führen Sie eine kurze 1-Seiten-Anleitung ein: Halten Sie fest, wie gebucht wird, wie Stornos laufen und wie mit No-Shows umgegangen wird. Je klarer der Ablauf, desto weniger Schattenplanung entsteht.
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Jetzt einfach Kontakt aufnehmenHäufig gestellte Fragen zum Raumbuchungssystem
Ein Raumbuchungssystem ist eine Software, mit der Sie Räume zentral verwalten und Buchungen für Ihr Team transparent machen. So sieht jeder sofort, welche Räume frei sind, und Doppelbuchungen werden vermieden.
Besonders sinnvoll ist es, wenn mehrere Teams oder Abteilungen die gleichen Räume nutzen, viele Meetings stattfinden oder Standorte geteilt werden. Auch bei knappen Kapazitäten hilft ein System, weil Verfügbarkeit und Regeln klar sind.
In der Praxis sind Echtzeit Verfügbarkeit, Suche und Filter, klare Buchungsregeln, Pufferzeiten, Rollen und Rechte sowie Benachrichtigungen besonders wichtig. Wenn No Shows ein Problem sind, lohnt sich zusätzlich Check in oder automatische Freigabe.
Ein Kalender bildet Termine ab, ein Raumbuchungssystem organisiert zusätzlich Regeln, Berechtigungen, Pufferzeiten und oft auch Ressourcen wie Technik oder Equipment. Dadurch wird die Raumplanung zuverlässiger und verursacht weniger Abstimmung.
Hier helfen Erinnerungen, Check in Funktionen oder eine automatische Freigabe nach einer bestimmten Zeit. Zusätzlich sollten Serienbuchungen begrenzt und regelmäßig überprüft werden.
Starten Sie mit wenigen, klaren Regeln, zum Beispiel Pufferzeiten, maximale Buchungsdauer und Storno Regeln. Zu komplexe Setups führen häufig dazu, dass Mitarbeitende das System umgehen.
Sehr wichtig. Wenn Kapazitäten, Ausstattung oder Raumnamen nicht stimmen, sinkt das Vertrauen ins System und es entstehen wieder Rückfragen. Ein Verantwortlicher pro Standort oder Bereich hilft, die Datenqualität hoch zu halten.
Wenn Ihr Team ohnehin in Google Workspace oder Microsoft 365 arbeitet, ist eine Integration sehr empfehlenswert. Sie verhindert doppelte Pflege und sorgt dafür, dass Buchungen dort sichtbar sind, wo Mitarbeitende täglich planen.
Serienbuchungen sind praktisch, können aber Kapazitäten blockieren. Legen Sie eine maximale Laufzeit fest oder lassen Sie Serienbuchungen regelmäßig bestätigen, damit alte Reservierungen nicht ewig bestehen bleiben.
Achten Sie darauf, nur notwendige Daten zu erfassen. Meeting Titel, Buchungsgründe oder Teilnehmerlisten können sensibel sein. Rollen und Rechte sollten so eingestellt sein, dass nur die nötigen Informationen sichtbar sind.
Ja. Wir unterstützen Sie dabei, Anforderungen zu klären, Regeln sinnvoll zu definieren und die Nutzung im Team so aufzusetzen, dass das System im Alltag wirklich Zeit spart. Wenn es passt, können wir dafür auch unser eigenes System Bookicorn einsetzen.
