Die Kosten eines Buchungssystems sind ein entscheidender Faktor, wenn Sie vor der Wahl stehen, welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist. Ob SaaS mit monatlichen Gebühren, Open-Source für mehr Flexibilität oder eine maßgeschneiderte Entwicklung – jede Option hat Vor- und Nachteile.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Arten von Buchungssystemen es gibt, wie sich die Kosten zusammensetzen und wie Sie Ihr Budget optimal nutzen. Ein Anbietervergleich und praktische Tipps helfen Ihnen, die beste Entscheidung zu treffen.
Gründer & Ihr Ansprechpartner
Unsere Full-Service-Agentur kann Ihnen bei Fragen und der Umsetzung zur Seite stehen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
Jetzt einfach Kontakt aufnehmenKurzzusammenfassung
- Buchungssysteme gibt es als SaaS-Lösungen mit monatlichen Gebühren, Open-Source-Software mit Hosting- und Wartungskosten oder als individuell entwickelte Systeme mit Einmalkosten.
- Zu den größten Kostenpunkten zählen Lizenzgebühren, Einrichtung, Hosting, Wartung, Zahlungsabwicklung und Erweiterungen. Je nach Systemart variieren diese erheblich.
- Durch den Verzicht auf unnötige Funktionen, die Nutzung von Open-Source-Software, günstiges Hosting und Automatisierung lassen sich die Kosten optimieren.
- Ein Anbietervergleich hilft, das richtige System zu finden. Nutzen Sie Testversionen, definieren Sie Ihr Budget und entscheiden Sie sich für eine Lösung, die zu Ihren Anforderungen passt.
Buchungssystem im Allgemeinen
Ein Buchungssystem automatisiert Termin- und Reservierungsprozesse, spart Zeit und optimiert die Kundenerfahrung. Besonders Dienstleister wie Ärzte, Friseure, Hotels oder Fitnessstudios profitieren, ebenso wie Unternehmen mit Kursen oder Workshops. Auch Selbstständige können effizienter arbeiten.
Zur Implementierung gibt es drei Hauptwege: SaaS-Lösungen sind einfach zu integrieren, Open-Source-Software bietet mehr Flexibilität, erfordert aber technisches Know-how, und eine maßgeschneiderte Entwicklung hat Einmalkosten, ist aber die individuellste Option. Die Kosten variieren je nach Lizenzmodell, Einrichtung, Hosting und weiteren Faktoren wie Zahlungsabwicklung oder Support.
Welches Buchungssystem passt zu Ihnen?
Es gibt verschiedene Arten von Buchungssystemen, die sich in ihrer Struktur, den Kosten und dem erforderlichen technischen Know-how unterscheiden. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen kann eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), eine Open-Source-Software oder ein individuell entwickeltes Buchungssystem die beste Wahl sein.
Software-as-a-Service (SaaS)
SaaS-Buchungssysteme sind cloudbasierte Lösungen, die gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr genutzt werden. Sie benötigen keine eigene Installation oder Wartung, da der Anbieter sich um Updates, Sicherheit und Hosting kümmert.
Durchschnittlicher Preis: Je nach gewählten Modell zwischen 10 und über 300 Euro monatlich
Geeignet für: jeden, der mit den Basics zufrieden ist, das System öfters wechseln möchte und kein Problem mit der Abhängigkeit zum Anbieter hat.
Wichtige Kostenfaktoren:
- Monatliche oder jährliche Gebühren: Preise variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Einige Anbieter bieten Rabatte für jährliche Zahlungen.
- Zusatzfunktionen & Erweiterungen: Viele SaaS-Modelle bieten Basispakete an, aber erweiterte Funktionen wie automatische Erinnerungen oder Zahlungsabwicklung kosten extra.
- Transaktionsgebühren: Falls Zahlungen über das Buchungssystem abgewickelt werden, können Gebühren von 1 % – 3 % pro Buchung anfallen.
- Nutzer-/Lizenzgebühren: Manche Anbieter berechnen Kosten pro Benutzer oder Standort, was bei wachsenden Unternehmen schnell teuer werden kann.
- Datenexport & Wechselkosten: Falls ein späterer Wechsel zu einem anderen System nötig wird, können Kosten für Datenmigration oder Vertragslaufzeiten entstehen.
Vorteile & Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
| Sofort einsatzbereit: Nach der Einrichtung hat man direkt ein nutzbares System | Ersteinrichtung: Die Einrichtung mit Datenimport muss meist selbst durchgeführt werden |
| Instandhaltung: Wartung, Updates und Sicherheit erfolgen durch den Anbieter | Monatliche Kosten: Fixkosten (meist im mittleren Bereich) summieren sich |
| Skalierbarkeit: Zusatzfunktionen sind oft flexibel zu buchbar | Aufpreise: Um Basic-Funktionen zu nutzen, fallen schnell Preiserhöhungen an |
| Abhängigkeit: Bei Umstellungen und Preiserhöhungen ist man an den Anbieter gebunden | |
| Aufwendiger Wechsel: Anbieter zu wechseln ist meist aufwendig | |
| Datenschutz / Sicherheit: Daten liegen auf externen Servern |
Open-Source-Software (Eigenkreation)
Open-Source-Buchungssysteme sind kostenlos zugängliche Programme, die individuell angepasst und auf eigenen Servern betrieben werden können. Sie bieten eine hohe Flexibilität, erfordern aber technisches Know-how oder die Unterstützung eines Entwicklers.
Durchschnittlicher Preis: Software kostenlos, Hosting, Zusatzkosten für einige Funktionen
Geeignet für: Personen, die über technisches Know-how verfügen und sich Zeit für die Ersteinrichtung nehmen und ihr eigens System (mit Zusatzkosten) flexibel gestalten möchten.
Wichtige Kostenfaktoren:
- Hosting: Open-Source-Lösungen erfordern eigenen Webspace oder Server.
- Technische Einrichtung & Anpassung: Die Software selbst ist kostenlos, aber für Anpassungen oder eine benutzerfreundliche Einrichtung kann ein Entwickler nötig sein.
- Wartung & Updates: Sicherheitsupdates und regelmäßige Wartung müssen selbst durchgeführt oder an einen Entwickler ausgelagert werden.
- Support: Es gibt keine offizielle Hotline wie bei SaaS-Anbietern. Falls Hilfe benötigt wird, können externe IT-Dienstleister oder Agenturen kostenpflichtig beauftragt werden.
- Skalierung & Erweiterungen: Falls das System wächst, müssen ggf. weitere Serverressourcen oder spezielle Plugins gekauft werden.
Gründer & Ihr Ansprechpartner
Unsere Full-Service-Agentur kann Ihnen bei Fragen und der Umsetzung zur Seite stehen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
Jetzt einfach Kontakt aufnehmenVorteile & Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
| 100 % Kostenkontrolle: Man kann auf fertige kostenpflichtige Systeme oder kostenlose selbst erstellte Lösungen zurückgreifen. | Ersteinrichtung: Die Erstellung des Systems erfordert Zeit und kann nicht direkt in Betrieb gehen |
| Skalierbarkeit: Hohe Anpassungsfähigkeit & Kontrolle über Daten | Fachwissen: Erhöhter technischer Aufwand für Einrichtung & Wartung |
| Geringe Abhängigkeit: Deutlich weniger Abhängigkeit vom System als bei SaaS Lösungen. | Eigenarbeit: Regelmäßige Updates und Sicherheitsmaßnahmen in Eigenverantwortung |
| Instandhaltung: Wartung, Updates und Sicherheit müssen selbst durchgeführt werden oder kostenpflichtig durch externe Unterstützung. |
Individuelles Buchungssystem
Ein individuell entwickeltes Buchungssystem wird maßgeschneidert für ein Unternehmen programmiert. Es bietet maximale Flexibilität, ist aber mit einmaligen Entwicklungskosten verbunden.
Durchschnittlicher Preis: Einmalige Entwicklungskosten im mittleren dreistelligen Bereich, Monatliche Kosten im niedrigen Bereich, mögliche Wartungskosten und Updates
Geeignet für: Personen, welche ein auf sich zugeschnittenes System bevorzugen, welches direkte Ansprechpartner bei Fragen und Problemen bietet.
Wichtige Kostenfaktoren:
- Entwicklungskosten: Ein individuell programmiertes System kostet je nach Funktionsumfang im mittleren dreistelligen Bereich.
- Laufende Wartung & Updates: Da keine automatische Wartung durch einen Anbieter erfolgt, müssen Entwickler für Sicherheitsupdates, Bugfixes und neue Funktionen beauftragt werden.
- Hosting & Server: Je nach Anforderungen können leistungsfähige Server erforderlich sein.
- Schnittstellen (APIs): Falls das Buchungssystem mit anderen Programmen (z. B. CRM, Zahlungsanbieter) kommunizieren muss, sind oft API-Anbindungen nötig.
- Schulungen & Mitarbeitereinarbeitung: Da das System individuell ist, müssen Mitarbeiter oft speziell geschult werden. Dies kann zusätzliche Kosten verursachen.
- Langfristige Anpassungen & Weiterentwicklung: Falls sich Geschäftsprozesse ändern oder neue Funktionen benötigt werden, müssen Entwickler regelmäßig nachbessern, was weitere Kosten verursacht.
Vorteile & Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
| Individualität: Das Buchungssystem ist perfekt auf das Unternehmen und die Bedürfnisse zugeschnitten | Erstellungskosten: Einmalige Erstellungskosten fallen an |
| Flexibilität: Keine Abhängigkeit von Drittanbietern | Ersteinrichtung: Die Erstellung des Systems erfordert Zeit und kann nicht direkt in Betrieb gehen |
| Datenschutz: Volle Kontrolle über Daten & Datenschutz | |
| Ansprechpartner: Sie haben einen direkten Ansprechpartner in der Agentur, den Sie bei Problemen und Fragen jederzeit kontaktieren können. | |
| Beratung: Die Agentur kann Sie über die Möglichkeiten der Umsetzung und die Kompatibilität mit Ihren Bedürfnissen beraten. | |
| Kostenflexibilität: Sie zahlen nur, was Sie auch nutzen möchten. |
Kostenfaktoren, die den Preis beeinflussen
| Kostenfaktor | Beschreibung | Einfluss auf den Preis |
| Individuelle Funktionen | Spezielle Features wie Wartelisten oder Mehrfachbuchungen | Hoch |
| Mehrbenutzer-Management | Verwaltung mehrerer Nutzer und Standorte | Hoch |
| API-Integration | Anbindung an CRM, ERP oder andere Tools | Hoch |
| Mobile App-Anbindung | Anpassung oder Entwicklung für mobile Buchungen | Hoch |
| Skalierbarkeit & Performance | Optimierung für hohe Buchungszahlen | Hoch |
| Mehrsprachigkeit & Währungen | Internationale Nutzung mit verschiedenen Sprachen & Währungen | Hoch |
| Datenmigration | Übernahme bestehender Kundendaten in das neue System | Mittel bis Hoch |
| Hosting & Serverleistung | Eigene Server vs. Cloud-Hosting mit Skalierbarkeit | Mittel |
| Theme-Anpassung & Design | Individuelles Branding, Farbanpassungen & UI-Optimierung | Mittel |
| Zahlungsabwicklung | Integration von Payment-Providern wie PayPal oder Stripe | Mittel |
| Sicherheitsmaßnahmen | Datenschutz, SSL-Zertifikate, Sicherheitsupdates | Mittel |
| Automatisierte Benachrichtigungen | E-Mail- & SMS-Erinnerungen für Kunden | Niedrig bis Mittel |
| Support & Schulungen | Technischer Support, Schulungen für Mitarbeiter | Niedrig bis Mittel |
Kosten für ein individuelles Buchungssystem
Ein individuelles Buchungssystem bietet die Möglichkeit, genau auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten zu sein. Dabei gibt es verschiedene Preisstufen – von kostengünstigen Lösungen mit monatlicher Gebühr bis hin zu komplexen, maßgeschneiderten Entwicklungen mit hohen Einmalkosten. Welche Option sich lohnt, hängt von den Anforderungen und dem Budget ab.
Nicht jedes maßgeschneiderte Buchungssystem muss teuer sein. Wir als Unicorn Factory bieten ein kostengünstiges individuelles Buchungssystem an. Diese Option eignet sich besonders für kleine Unternehmen, die eine auf ihre Branche abgestimmte Lösung benötigen, aber keine hohen Investitionen tätigen möchten.
Bei uns können Sie selbst entscheiden, ob Sie die Erstkosten absenken möchten und dafür die monatlichen Kosten höher ausfallen lassen.
Unser Angebot bei der Unciorn Factory
Ersteinrichtungs- / Entwicklungskosten
- Man zahlt einmalig für die Ersteinrichtung oder Entwicklung
- Ersteinrichtung: Es wird auf ein bestehendes System von uns zurückgegriffen und personalisieren es für Sie und ihr Unternehmen.
- Neu-Entwicklung: Wir erstellen ein komplett neues System für Sie.
- Der Preis varriert je nach Umfang, je nachdem ob Sie lediglich die Nutzungsrechte mit monatlichen Kosten erwerben oder das gesamte System uns abkaufen. Dann entstehen für Sie keine monatlichen Kosten, jedoch auch eine höhrere einmalige Investition.
- Das Buchungssystem kann auf unserer Seite gehostet werden oder auf Ihr System implementiert.
Nutzungs-/ Wartungskosten
- Nutzungskosten fallen an, wenn Sie lediglich die monatliche Lizenz erworben haben, wobei Wartungskosten eine Zusatzleistung sind, die auch von Unternehmen in Anspruch genommen werden können, die ihr System uns abgekauft haben.
- Wartungskosten können entstehen, sind aber nicht verpflichtend, wenn Sie sich selbst um die Wartung kümmern. Außerdem kann der Umfang des Services einen Einfluss auf die Höhe der Wartungskosten haben.
- Die monatliche Gebühr für Nutzungskosten deckt Hosting, Sicherheit und Support ab, wobei der Umfang der Services je nach Bedarf flexibel angepasst werden kann.
Gründer & Ihr Ansprechpartner
Unsere Full-Service-Agentur kann Ihnen bei Fragen und der Umsetzung zur Seite stehen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
Jetzt einfach Kontakt aufnehmenVergleich von Anbietern für Buchungssysteme
Diese Tabelle soll Ihnen einen Überblick über verschiedene Buchungssysteme geben, um das passende für Ihre Bedürfnisse zu finden:
Anbieter von SaaS Systemen
| Anbieter | Leistungsangebot | Anwendungsbereich | Link zur Seite |
| Wix Booking | Website-Baukasten mit integriertem Buchungssystem | Kleine bis mittlere Unternehmen, Dienstleister | https://www.wix.com/ |
| bookingkit | Online-Buchung, Ticketing, Vertriebskanäle, Marketing-Tools | Freizeit- und Erlebnisanbieter | https://bookingkit.com/ |
| butlerapp | Terminplanung, Kundenmanagement, Zahlungsabwicklung | Dienstleister, Beratungsunternehmen | https://www.butlerapp.com/ |
| SimplyBook.me | Online-Terminbuchung, Zahlungsabwicklung, Marketing-Tools | Dienstleister, Gesundheitswesen, Schönheitspflege | https://simplybook.me/ |
| Shore | Terminbuchung, Kundenverwaltung, Marketing-Tools | Einzelhandel, Dienstleister, Gesundheitswesen | https://www.shore.com/ |
Anbieter von Open-Source Systemen
| Anbieter | Leistungsangebot | Anwendungsbereich | Link zur Seite |
| Odoo | ERP-System mit Buchungsmodul, CRM, E-Commerce | Unternehmen jeder Größe | https://www.odoo.com/ |
| Dolibarr | ERP & CRM, Rechnungsstellung, Bestellverwaltung | Kleine bis mittlere Unternehmen | https://www.dolibarr.org/ |
| ERPNext | ERP-System mit Buchungsfunktionen, Finanzmanagement | Verschiedene Branchen | https://erpnext.com/ |
| Easy!Appointments | Online-Terminbuchung, Kundenmanagement | Dienstleister, Beratungsunternehmen | https://easyappointments.org/ |
| Booked Scheduler | Ressourcen- und Terminplanung, Benutzerverwaltung | Bildungseinrichtungen, Unternehmen | https://www.bookedscheduler.com/ |
Anbieter von individuellen Systemen
Wir als Unicorn Factory erstellen Ihnen ein individuelles Buchungssystem, welches ideal zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Unser Angebot umfasst neben der Terminplanung und der Kundenverwaltung, viele zusätzliche Features, welche wir mit Ihnen bei einem unverbindlichen kostenfreien Beratungsgespräch besprechen können. So können Sie sicher sein, dass alle Ihre Wünsche umgesetzt werden. Nehmen Sie gerne Kontakt über das Formular, per Mail oder Telefon zu uns auf. Wir freuen uns über eine Zusammenarbeit.
Gründer & Ihr Ansprechpartner
Unsere Full-Service-Agentur kann Ihnen bei Fragen und der Umsetzung zur Seite stehen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
Jetzt einfach Kontakt aufnehmenKostenfaktoren senken: Tipps und Alternativen
Die Kosten für ein Buchungssystem können schnell steigen, doch es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese zu reduzieren. Je nach Unternehmensgröße, Anforderungen und technischer Erfahrung lassen sich durch kluge Entscheidungen erhebliche Einsparungen erzielen.
- Nur benötigte Funktionen buchen: Anstatt ein teures Komplettpaket zu wählen, sollten nur die wirklich notwendigen Funktionen gebucht werden, um unnötige monatliche Kosten zu vermeiden.
- Open-Source-Software nutzen: Kostenlose Open-Source-Buchungssysteme wie Bookly oder SimplyBook.me können eine gute Alternative zu kostenpflichtigen Lösungen sein, benötigen jedoch technisches Know-how für die Einrichtung.
- Günstige Hosting-Anbieter wählen: Nicht jedes Buchungssystem benötigt teures Hosting – für kleinere Unternehmen reicht oft ein günstiges Shared-Hosting-Paket anstelle eines dedizierten Servers.
- Bestehende Systeme mit Buchungsfunktionen erweitern: Statt eine komplett neue Software zu kaufen, kann eine bestehende Website durch Plugins oder Erweiterungen um eine Buchungsfunktion ergänzt werden.
- Automatisierung & interne Verwaltung optimieren: Durch geschickte Nutzung von Automatisierungen und interne Schulungen können Support- und Wartungskosten reduziert werden.
- Förderprogramme & Rabatte nutzen: Viele Anbieter bieten Rabatte für Start-ups, Bildungseinrichtungen oder langfristige Vertragslaufzeiten – auch staatliche Förderungen für Digitalisierung können helfen.
Was sind die nächsten Schritte?
Nachdem Sie nun einen umfassenden Überblick über die Kosten eines Buchungssystems erhalten haben, stellt sich die Frage: Wie geht es weiter? Hier sind die nächsten Schritte, um die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen:
- Bedarf analysieren: Überlegen Sie, welche Funktionen Ihr Buchungssystem wirklich benötigt. Erstellen Sie eine Liste mit essenziellen Funktionen und optionalen Features, um unnötige Kosten zu vermeiden.
- Budget festlegen: Setzen Sie ein realistisches Budget für Anschaffung, Einrichtung und laufende Kosten. Berücksichtigen Sie dabei auch langfristige Ausgaben wie Wartung, Erweiterungen und Skalierung.
- Vergleich von Lösungen: Recherchieren Sie verschiedene Anbieter und vergleichen Sie SaaS-, Open-Source- und individuelle Lösungen hinsichtlich Funktionen, Kosten und Flexibilität.
- Testversionen & Demos nutzen: Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen oder Demos an. Nutzen Sie diese, um die Benutzerfreundlichkeit und den Funktionsumfang zu prüfen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
- Umsetzung:
- Angebote einholen: Falls eine individuelle Lösung oder eine Open-Source-Anpassung in Frage kommt, holen Sie Angebote von Entwicklern oder Agenturen ein, um die Kosten und den Aufwand besser einschätzen zu können.
- Unicorn Factory kontaktieren (optional): Wenn Sie eine professionelle und zuverlässige Agentur für die Entwicklung oder Einrichtung Ihres Buchungssystems suchen, steht Ihnen die Unicorn Factory zur Seite. Unsere Experten beraten Sie individuell und bieten maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.
- Selbst umsetzen: Falls Sie sich für eine SaaS-Lösung entscheiden, können Sie die Implementierung eigenständig vornehmen. Achten Sie darauf, dass alle Funktionen optimal konfiguriert sind, damit das System reibungslos funktioniert und langfristig keine Probleme entstehen.
- Implementierung & Optimierung: Sobald die Entscheidung getroffen ist, geht es an die Einrichtung des Buchungssystems. Testen Sie alle Abläufe sorgfältig und optimieren Sie Prozesse, um eine nahtlose und effiziente Nutzung zu gewährleisten.
Gründer & Ihr Ansprechpartner
Unsere Full-Service-Agentur kann Ihnen bei Fragen und der Umsetzung zur Seite stehen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
Jetzt einfach Kontakt aufnehmenHäufige Fragen zu Kosten von Buchungssystemen
Ein Buchungssystem kostet zwischen 10 € und 50 € pro Monat, abhängig vom Anbieter und den enthaltenen Funktionen.
Ja, Open-Source-Buchungssysteme sind kostenlos verfügbar. Allerdings fallen Kosten für Hosting, Einrichtung und Anpassungen an, falls technisches Know-how fehlt.
Individuelle Anpassungen können ab 450 Euro kosten, je nach Umfang und ob externe Entwickler benötigt werden.
Ein Einmalkauf lohnt sich langfristig, ist aber mit höheren Anfangskosten verbunden. Abo-Modelle bieten Flexibilität, können aber über Jahre hinweg teurer sein.
Zusätzliche Kosten können durch Transaktionsgebühren, Add-ons, Support oder Hosting entstehen. Es lohnt sich, die Preisstruktur genau zu prüfen.
Ja, ein Wechsel ist möglich, kann aber mit Datenmigration und neuen Einrichtungskosten verbunden sein. Einige Anbieter erleichtern den Export von Buchungsdaten.
Die Entwicklung eines maßgeschneiderten Buchungssystems beginnt bei 450 Euro, kann aber auch deutlich teurer werden.
Ja! Die Unicorn Factory unterstützt Sie bei der Auswahl, Einrichtung oder individuellen Entwicklung eines Buchungssystems – passend zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!
